Trie et résume les emails
Chaque email est classé (devis, facture, question, à traiter) et résumé en une ligne.
Assistant administratif
Moins d'administratif, plus de temps pour votre métier.
Emails triés, documents lus et classés, réponses préparées, données reportées dans vos outils. Vous n'avez plus qu'à valider.
Tarif sur devis, après un audit gratuit de 30 min · Sans engagement de durée
Exemple
Le problème
L'administratif grignote vos journées.
Chaque matin, il faut trier les emails pour trouver ce qui compte.
Les factures arrivent en PDF et doivent être lues, puis ressaisies.
La même information est recopiée dans le tableur, le CRM et la comptabilité.
Ce que fait l'agent
Il trie, il lit, il prépare.
Lit les factures
Fournisseur, montant, date, échéance : les informations utiles sont extraites.
Prépare les réponses
Brouillons de réponse et réponses aux avis, prêts à relire et à envoyer.
Reporte dans vos outils
Tableur, CRM ou logiciel comptable : fini la ressaisie.
Exemples par secteur
Six métiers, la même paperasse en moins.
Des exemples de ce que nous pouvons mettre en place, pas des références clients.
-
Cabinet comptable
Les pièces clients
Réclame les justificatifs manquants et les classe à réception.
-
Industrie
Les bons de commande
Lit les bons reçus et les saisit dans le logiciel de gestion.
-
Transport
Les documents de livraison
Range les bons de livraison par tournée et signale ceux qui manquent.
-
Assurance
La vérification des dossiers
Contrôle que chaque dossier reçu est complet avant de l'orienter.
-
Association
Les adhésions
Enregistre les adhésions reçues par email et prépare les reçus.
-
PME
Les notes de frais
Lit les justificatifs et prépare le tableau pour la comptabilité.
Exemple concret
Un lundi matin, dans une PME.
- Les emails du week-end sont déjà triés en quatre catégories, avec un résumé.
- Les factures reçues sont lues : montants et échéances sont reportés dans le tableur.
- Trois brouillons de réponse attendent votre relecture.
- Vous validez en quelques clics, puis vous passez à votre vrai travail.
Exemple
Ce qui est inclus
Tout est compris, du réglage au suivi.
- Connexion à votre messagerie, Gmail ou Outlook
- Règles de tri adaptées à votre activité
- Lecture des factures et des documents reçus
- Report dans vos tableurs, CRM ou logiciel comptable
- Résumé quotidien de ce qui a été fait
- Mises à jour et ajustements chaque mois
C'est pour vous si…
- Vous passez plus d'une heure par jour sur vos emails
- Vous ressaisissez des factures ou des bons de commande
- Vous avez des documents à lire et à classer chaque semaine
Ce n'est pas pour vous si…
- Vous recevez peu d'emails et peu de documents
- Vos documents n'existent que sur papier, sans scan ni photo
- Vous préférez tout traiter vous-même
Le déroulé
Cinq étapes, sans surprise.
-
Audit gratuit
30 minutes pour repérer ce qui vous prend le plus de temps.
-
Cartographie
Vos types d'emails, vos documents, vos outils.
-
Configuration
Règles de tri, lecture des documents, connexions.
-
Mode brouillon
Une période de test où rien ne part sans vous.
-
Mise en service
Puis suivi et ajustements chaque mois.
Tarif
Combien ça coûte ?
Chaque solution est construite selon vos besoins : le tarif se fait sur devis, après un audit gratuit de 30 minutes.
Tarif sur devis, après un audit gratuit de 30 min · Sans engagement de durée
Qui lit mes emails ?
L'assistant, automatiquement, avec un accès limité à ce qui est nécessaire. Vos données sont hébergées en Europe et ne sont jamais revendues.
Est-ce compatible avec Gmail et Outlook ?
Oui, avec les deux, ainsi qu'avec la plupart des messageries professionnelles.
Et avec mon logiciel comptable ?
Nous préparons les données dans le format attendu (Pennylane, Sage, tableur…). La compatibilité est vérifiée pendant l'audit.
Puis-je désactiver une fonction ?
Oui. Chaque fonction s'active ou se coupe séparément, sur simple demande.
On commence quand vous voulez
Prêt à récupérer vos heures ?
Un audit gratuit de 30 minutes pour repérer ce qui peut être automatisé chez vous.